Persondatapolitik

Plantebranchen behandler personoplysninger på følgende måde:

Generelle regler
Plantebranchen er en dansk brancheorganisation for virksomheder der importerer, fremstiller og/eller markedsfører 100 % plantebaserede fødevarer. .
Plantebranchens sekretariat og øvrige opgaver varetages af Zofus Advokat & Konsulentfirma CVR 13715777 og i tillæg til nærværende regelsæt, gælder de regler, som i Zofus er fastsat omkring varetagelse af persondatabeskyttelse.
Alle Plantebranchens medarbejdere er ansat hos Zofus, hvorigennem de er underlagt tavshedspligt, og er instrueret om at koder til PC’ere og sagssystemer er strengt personlige. De er endvidere instrueret om, at Plantebranchens mail og sagssystem m.v. ikke må anvendes til privat korrespondance, og at private email konti ikke må anvendes til korrespondance, der angår Plantebranchen.
De personoplysninger, der registreres hos Plantebranchen, er “Almindelige personoplysninger” hvorunder i følge Datatilsynets vejledning Oktober 2017 bl.a. hører  personnavn, adresse, fødselsdato, arbejdstelefon, arbejdsområde og stilling m.v.
Plantebranchen behandler aldrig personfølsomme oplysninger.

Formål
Formålet med registrering af personoplysninger i Plantebranchen er at kunne varetage de interesser, der er nødvendige for at Plantebranchen kan fungere efter sit formål og for at kunne holde Plantebranchen i drift. I forhold til at kunne varetage Plantebranchens interesser, registreres nødvendige kontaktoplysninger til de for sagsbehandlingen relevante og nødvendige netværk, fx. myndighedspersoner, personer i relevante branchenetværk, medlemmer af Folketinget, og andre relevante aktører. I forhold til at sikre Plantebranchens drift, registreres tilsvarende nødvendige og relevante personer hos medlemmer, leverandører m.f. Registrering sker først og fremmest i Plantebranchens kontaktdatabase, jf. nedenfor.

Kontaktdatabase
Alle personer, som Plantebranchen er i skriftlig kontakt med, er opført med navn og øvrige kontaktoplysninger i form af eksempelvis emailadresse, telefonnummer og postadresse i en kontaktdatabase, der leveres og hostes af Semphor CVR 16589403. Til sikring af overholdelse af persondatareglerne, er der indgået databehandleraftale med Semaphor. Det er lagt til grund, at Semaphor overholder vilkårene i aftalen.

Personer tilknyttet en juridisk person i form af en virksomhed eller organisation etc., vil være opført i kontaktdatabasen under navnet på den juridiske person. En person tilknyttet flere juridiske personer, vil som udgangspunkt være opført for hver juridisk person.
Ved udsendelse af mails til organisationens medlemmer, vil modtagernes personnavne fremgå af fremsendelsesmailen.
Organisationen fører en medlemsliste, der opbevares i sagsdatabasen. Listen indeholder navne og kontaktoplysninger på de personer, der repræsenterer organisationens medlemsvirksomheder. Organisationen vil med mellemrum distribuere listen til denne personkreds med henblik på, at medlemmerne ved kan tilegne sig viden om hvem hinanden er og kan komme i kontakt med hinanden, samt med henblik på ajourføring etc. 

Medlemsmøder
Organisationen afholder med mellemrum møder for medlemmer og andre interessererede. Ved sådanne møder udarbejdes deltagerlister, som udleveres til alle deltagere. Der vil desuden blive kunnet taget fotografier til brug for omtale af organisationens aktiviteter på sociale medier m.v. Deltagere i sådanne møder, der ikke på forhånd har tilkendegivet, at de ikke ønsker at blive fotograferet, anses at have afgivet samtykke hertil, herunder til offentliggørelse af de optagne fotos i foreningens øjemed fx. på sociale medier etc. 

Sagsdatabase
En sag i Plantebranchens sagssystem består af den korrespondance og de dokumenter, som sagen vedrører, jf. nedenfor om sagsdatabasen. Sagen tildeles et fortløbende nummer samt en overskrift, der fortæller hvad sagen angår.  Der oprettes desuden om nødvendigt en fysisk sag med samme løbenummer. Kombinationen af elektroniske filer og fysiske akter udgør den samlede sag. Den fysiske sag opbevares i et aflåst skab på Plantebranchens adresse Trekronergade 147B, Valby. Kontoret er sikret med alarmanlæg. Da der er tale om kontorfællesskab, har andre ansatte i kontorfællesskabet adgang til lokalerne.

Korrespondancer og andre akter, der angår eller involverer personer i kontaktdatabasen, fremgår af en sagsdatabase, der også er leveret og hostet af Semaphor. Indholdet af kontaktdatabasen og sagsdatabasen vil altid kunne give dokumentation om, hvad Plantebranchen har registreret af søgbare oplysninger om en konkret person. Zofus’ personale er således omhyggeligt instrueret om, at det udelukkende må arbejde via sagsdatabasen og under ingen omstændigheder må opbevare filer m.v. på PC’ens “skrivebord” etc.

Udveksling og udlevering af oplysninger om personregistrering
Registrerede personoplysninger altid vil kunne udleveres til den registrerede på forlangende.

I forbindelse med Plantebranchens sagsbehandling, kan det være nødvendigt og relevant at udveksle oplysninger, hvorunder der også indgår personoplysninger, fx. hvis et modtaget brev eller email fra en medarbejder i en virksomhed eller myndighed videresendes som led i en orientering eller forespørgsel. Som udgangspunkt vil den pågældende medarbejder ikke blive orienteret herom.

Telefoni og SMS
Al telefonisk kontakt foregår via mobiltelefon. Oplysninger om personer, som Plantebranchens medarbejdere er i telefonisk kontakt med, vil eller kan blive lagret på telefonen eller hos teleudbyderen, uden at Plantebranchen har indflydelse herpå. Ved henvendelser fra personer, der ønsker oplysning om sådanne registreringer, er Plantebranchen behjælpelig med afgivelse af samtykke. Det samme gælder for SMS-korrespondance.

Personer som Plantebranchen er i jævnlig kontakt med, kan være opført i kontaktdatabasen på den enkelte medarbejders mobiltelefon. Der gives som udgangspunkt ikke information herom til den pågældende. Alle Zofus’ medarbejdere er omhyggeligt instrueret om løbende at rydde op i og slette sådanne kontakter, når de ikke længere er relevante.

Hjemmeside
Plantebranchens hjemmeside plantebranchen.dk hostes af One Com A/S CVR 28677138. Der er indgået databehandleraftale med One Com A/S. Det er lagt til grund, at One Com A/S overholder vilkårene i aftalen.

Hjemmesiden indeholder links til diverse rapporter m.v., som alle i forvejen er tilgængelige på nettet. Disse rapporter m.v. gengives uden ansvar for eventuelle personoplysninger, de måtte indeholde. Modtager Plantebranchen henvendelse fra sådanne anførte personer om sletning af anførte persondataoplysninger, vil sletning eller anonymisering ske uden unødigt ophold.
Kontaktpersoner hos organisationens medlemmer fremgår ikke af hjemmesiden.

I forbindelse besøg på hjemmesiden, kan der hos One Com A/S blive efterladt data af forskellig karakter, herunder IP-adresser. One Com har skriftligt oplyst, at lagring af IP-adresser kun sker i forbindelse med lagring af adgangs-logs for et webhotel, og disse slettes efter 30 dage. Selve besøgendes IP-adresser på en hjemmeside benyttes kun til statistik over hvilke lande der tilgår hjemmesiden, og disse logs bliver ikke lagret eller gemt. Der anvendes ikke cookies i forbindelse med hjemmesiden.

Bogholderi
Plantebranchens bogholderi varetages af Zofus Advokat & Konsulentfirma, jf. ovenfor.

I Plantebranchens bogholderisystem kan fremgå personoplysninger, fx. om personale hos leverandører. Bogholderisystemet leveres af JA Regnskab ApS CVR 34879443. Til sikring af overholdelse af persondatareglerne, er der indgået databehandleraftale med JA Regnskab ApS. Det er lagt til grund, at JA Regnskab ApS overholder vilkårene i aftalen. Det er ikke muligt at søge på fx. en leverandør-medarbejders navn på en fysisk faktura i bogholderisystemet. Alle regnskabsbilag opbevares i aflåst skab.

Oplysninger i bogholderiet vil blive stillet til rådighed for Plantebranchens revisor. Der er ikke taget særlige skridt i forhold til revisor i relation til beskyttelse af personoplysninger, idet revisor allerede er underlagt sådanne regler.   

Plantebranchens bankforbindelse Danske Bank A/S har indsigt i alle oplysninger knyttet til Plantebranchens konti i banken. Der er ikke taget særlige skridt i forhold til banken i relation til beskyttelse af personoplysninger, idet banken allerede er underlagt sådanne regler.   
Regnskabsbilag vil blive opbevaret i fem år.

Særligt vedrørende Google Inc. og Plantebranchens bestyrelse
På anmodning af Plantebranchens bestyrelse har Plantebranchen oprettet en profil hos Google Inc med forskellige drev til brug for bestyrelsens arbejde. Persondatabeskyttelse i relation hertil følger de regler, Google Inc. har fastsat og som fremgår af siden. Plantebranchen kan ikke påtage sig noget ansvar i den forbindelse, og kan ikke påtage sig senere at identificere bestyrelsesmedlemmer og andre, der måtte være nævnt i materiale i de på siden opbevarede filer, herunder mailadresser m.v. 

Arkivering og sletning
Når en sag er afsluttet, vil den elektroniske sag blive lukket i sagsdatabasen og blive flyttet til en oversigt over arkiverede sager. Kontaktoplysningerne i kontaktdatabasen vil samtidig blive slettet, medmindre de er eller kan blive relevante for andre sager.

Den fysiske sag vil blive lagt på arkiv, som er sikret med alarmsystem. Plantebranchen agter at indgå aftale med Erhvervsarkivet om historisk sikring af organisationens arbejde, hvorfor såvel fysiske akter som e-filer er og i fremtiden vil blive overført til Erhvervsarkivet.

Erhvervsarkivet har herom tidligere oplyst:

Såvel almindelige som følsomme personoplysninger, digitale og på papir, kan afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, jf. databeskyttelseslovens § 14, da arkivering i databeskyttelsesmæssig henseende sidestilles med sletning. De arkiverede oplysninger vil nemlig ikke længere umiddelbart kunne anvendes til formål, der har konsekvenser for de registrerede personer, men derimod nok til videnskabelige, statistiske og historiske forskningsformål.
Hos Rigsarkivet opbevares både fysisk og elektronisk arkivmateriale på en sådan måde, at der ikke er adgang til materialet for publikum. 
Når materiale fra private organisationer overdrages til Rigsarkivet fastsættes der i hvert tilfælde i samråd med donator og efter dennes ønske de tilgængelighedsfrister og -vilkår, der skønnes nødvendige i det pågældende tilfælde. 
For [Plantebranchens] vedkommende er der ved aflevering aftalt, at tilgængeligheden følger arkivloven. Dette indebærer, at personfølsomme oplysninger ikke er umiddelbart tilgængelige før de er 75 år gamle. Indtil materialet er 75 år gammelt vil der kun være adgang til materiale med dispensation fra Rigsarkivet, der gives/ikke gives på baggrund af en skriftelig ansøgning. Hvis der gives adgang til materialet, sker det på vilkår af, at brugeren blandt andet skriver under på, at personfølsomme oplysninger ikke viderebringes undtagen i anonymiseret form samt at der ikke tages kontakt til personer, der er nævnt i materialet.
For generel information om GDPR og arkivering se også: https://www.sa.dk/da/news/gdpr-og-arkivering/

Indsigt og klage
Disse regler om Plantebranchens behandling af personoplysninger er offentliggjort på Plantebranchens hjemmeside første gang ultimo september 2019. Fremover vil der i mails fra Plantebranchen være en henvisning til reglerne. Reglerne vil blive justeret, efterhånden som arbejdsrutiner måtte blive ændret eller som følge af ændringer/udviklinger i persondataretten. Sådanne justeringer vil ikke nødvendigvis tilgå Plantebranchens kontakter.

De nye regler giver de registrerede personer en række rettigheder, ikke mindst om indsigt i, hvad der er registreret, samt ret til at forlange at oplysninger bliver korrigeret og/eller slettet. For nærmere oplysning om disse rettigheder, kontakt gerne Plantebranchen.

Vil du klage over Plantebranchens behandling af personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk

Version II: 31. oktober 2019